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Reuniones de trabajo a través del ordenador

Cómo organizar reuniones de trabajo (o teletrabajo).

Índice

Las reuniones de trabajo son necesarias en cualquier tipo de empresa. Nos ayudan a mantenernos informados sobre el avance de los proyectos y coordinar las acciones que emprendemos, a detectar desviaciones, o resolver incidentes y tomar decisiones. Pero no hay ninguna duda, de que en muchas ocasiones, las reuniones nos roban mucho tiempo.

Y si algo nos ha traído el teletrabajo, son más reuniones todavía. Ahora son aún más necesarias para poder coordinar a todo el equipo y asegurarnos de que, a pesar de la distancia, seguimos avanzando como un grupo cohesionado hacia nuestros objetivos empresariales.

Ahora bien, el problema surge cuando planteamos mal las reuniones, se dilatan innecesariamente haciéndose eternas y no extraemos conclusión alguna que nos permita un avance en el trabajo.

Para evitar que esto te ocurra, hemos querido compartir en este artículo algunos consejos sobre cómo organizar reuniones de trabajo (o teletrabajo) y que sirvan para algo. Así nos aseguramos de que actúen como una herramienta al servicio de tu empresa y no en una pérdida de tiempo.

Reuniones de trabajo eficientes,
también a través de zoom.

Al incrementarse el número de reuniones y «encuentros digitales» a través de la pantalla de nuestro ordenador, se hace aún más relevante si cabe, organizar correctamente las reuniones. Ya que además, se pierde parte de la interacción humana, por lo que cobra especial importancia cómo se plantea la reunión y quienes asistirán a ella.

Más allá de las normas lógicas y de respeto como la puntualidad o no interrumpir y dejar hablar respetando los turnos de participación, existen una serie de aspectos básicos que debemos tomar en consideración cuando convocamos una reunión de trabajo.

El objetivo de la reunión.

Antes de convocar una reunión, es necesario tener clara cuál es su finalidad. Es decir, qué queremos extraer en claro de ella. Si no existe un motivo claro, es mejor no convocar la reunión, ya que ésta no es realmente necesaria. Seguramente podremos resolver el asunto de otro modo. Y así no interrumpiremos el trabajo de otros miembros de la empresa.

Informa con antelación a los asistentes.

Una vez tengamos claro el motivo de la reunión, es necesario informar de él con antelación a los asistentes. Seguramente necesiten preparar algo de información o actualizar algún informe de cara a la reunión.

De lo contrario, no es difícil que nos encontremos en una reunión de la que no podamos extraer conclusiones ni la información necesaria. Todos los asistentes a la reunión necesitan acudir preparados para que esta tenga sentido.

Además de avisar del motivo de la reunión, también es importante avisar con la suficiente antelación para que los asistentes puedan organizarse. Las reuniones misteriosas e improvisadas rara vez nos sirven de algo.

Planifica un orden del día.

A fin de que la reunión sirva para extraer conclusiones y poder avanzar en el trabajo, es recomendable dividir el objetivo de la reunión en un orden del día. Y evitar que se convierta en una conversación desorganizada e informal donde nos ponemos al día. Seguro que si así es, nos dejaremos algo importante en el tintero.

Existen varias formas de plantear una reunión, ninguna es mejor que otra, pero hoy os proponemos la técnica de los tercios. Consiste en dividir la reunión en tres bloques:

  • Trata los temas más fáciles de tu orden del día al principio de la reunión de trabajo. Así los asistentes entrarán en la dinámica de la reunión.
  • Reserva el punto más complejo a tratar para este segundo bloque, una vez hayáis empezado a participar todos los asistentes.
  • Por último, reserva un tercio de la reunión para hacer un repaso de las conclusiones alcanzadas y definir los próximos pasos.

Convoca sólamente a las personas necesarias.

Reunirse forma parte de nuestro día a día, pero el tiempo que estamos reunidos no estamos haciendo otras cosas. Por eso, es importante convocar únicamente a aquellas personas que son necesarias en la reunión, y dejar que el resto puedan continuar con sus tareas.

Además de hacer perder el tiempo, y empeorar la productividad en la empresa. Convocar a más asistentes de los necesarios también ralentiza y obstaculiza el funcionamiento de la reunión.

No existe un número mágico, que determine en qué momento la reunión es inviable, pero por lo general un grupo de aproximadamente 8 participantes es adecuado. Más puede resultar complejo de moderar y hacer que algunos participantes aporten poco mientras que otros acaparen en exceso la atención.

Elige un horario apropiado para la reunión.

Prácticamente el 50% del éxito o fracaso de las reuniones de trabajo, depende del momento en el que hayan sido convocadas. Una reunión planificada a mala hora, ya empieza mal. 

Un lunes a primera hora, es casi tan mal momento como un viernes a última hora. Como norma general debemos evitar estos horarios para nuestras reuniones.

Tampoco es buen momento convocar una reunión a última hora del día, los participantes estarán cansados y más pendientes de que no se alargue mucho, que de los temas a tratar. Por lo tanto, siempre que no se trate de una urgencia imprevista, trataremos de organizarlas en otro horario.

En ocasiones son necesarias reuniones periódicas que se repiten con regularidad, es preferible que programemos estas reuniones para un martes a primera hora, en lugar de para el lunes. Además de evitar hablar sobre el fin de semana pasado, los asistentes habrán tenido el tiempo suficiente para actualizar la información necesaria y preparar el estatus correspondiente.

Respeta el timing de las reuniones.

Tan importante es la hora de comenzar la reunión como la hora a la que acabamos. Las reuniones no deben ser maratonianas. Debemos tratar de ceñirnos a los puntos del orden del día y procurar que la reunión no dure más de 50 minutos.

Envía un resumen de la reunión.

Antes de finalizar, debemos resolver las dudas que puedan haber quedado en el aire y repasar las conclusiones a las que hemos llegado. Es importante que todos los asistentes salgan de la reunión con las ideas claras.

Sin llegar a taquigrafiar todo lo tratado, sí que es aconsejable realizar un acta de la reunión. En ella resumiremos los puntos tratados, las conclusiones a las que hemos llegado y cuáles son las siguientes acciones a realizar. Este resumen debe ser enviado a todos los participantes después de la reunión. Además de ayudarnos a llevar un seguimiento de lo tratado en cada reunión, contribuirá a alinear las acciones a emprender en el futuro más inmediato.

Conclusiones.

Tanto si nos reunimos por video conferencia, como si lo hacemos presencialmente, si seguimos estos puntos a la hora de realizar las reuniones de trabajo, éstas empezarán a cobrar sentido. Avanzaremos más rápido hacia los objetivos y el equipo trabajará más coordinado y de una forma autónoma, mejorando también su rendimiento al contar con las directrices adecuadas.

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