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Tipos de reuniones productivas

Tipos de reuniones y cuándo hacerlas para que sean productivas.

Índice

Las reuniones son probablemente uno de esos «males necesarios» en las empresas. Es cierto que en muchas ocasiones son demasiado largas, poco productivas y no hacen más que robar el tiempo. Pero las reuniones, las que están bien planificadas, son imprescindibles para garantizar la coordinación de la empresa y su buen funcionamiento. Por lo tanto la cuestión no es ¿reuniones sí o no? Sino, ¿cómo organizar correctamente una reunión para que sea productiva?

Las reuniones nos ayudan a tomar decisiones, a resolver problemas, trabajar en equipo, ponernos al día, existen tantos motivos y finalidades como queramos. Pero cuando planteamos mal las reuniones, se dilatan innecesariamente haciéndose eternas y no extraemos conclusión alguna que nos permita un avance en el trabajo. Para evitar que esto ocurra, vamos a repasar algunos consejos para que las reuniones resulten productivas y no en una pérdida de tiempo.

Cómo hacer reuniones productivas.

Cuando convocamos una reunión en la empresa, existen una serie de aspectos a tener en cuenta para que la reunión cumpla realmente con su propósito.

Más allá de algunas normas lógicas y de sentido común, como son la puntualidad, dejar hablar y respetar los turnos de cada participante, entre otros. Existen unos principios básicos para que las reuniones de trabajo sean productivas y que ya tratamos previamente en este otro artículo.

Tipos de reuniones y cuándo convocarlas para que sean realmente productivas.

En función del tipo de empresa, su estructura y su funcionamiento, será necesario realizar más o menos reuniones y de un modo más o menos frecuente. Pero como norma general, «nos reuniremos siempre que sea necesario, y lo evitaremos siempre que nos sea posible«.

Dicho esto, según la frecuencia con la que realizaremos las reuniones, su finalidad y duración será una u otra:

Reuniones Diarias:

Hay que evitar que la agenda del día se cope de reuniones, pero muchas empresas realizan reuniones muy cortas a primera hora del día. Estas reuniones principalmente sirven para potenciar la motivación de los empleados. Esto es algo habitual en empresas con una cultura oriental como las empresas japonesas, donde se las conoce como “chorei” para los que no hablamos japonés. 

Aunque no es algo exclusivo de las empresas asiáticas, INDITEX también las ha incorporado a la rutina de sus tiendas. En el grupo textil gallego se conocen como “niponas” y son reuniones diarias de muy corta duración.

Se realizan de pie, antes de abrir y después del cierre de la tienda. Y en ellas se tratan los objetivos de venta del día, y se presentan las nuevas prendas recibidas. También se explican los materiales y en qué parte de la tienda van a encontrarse, así como cualquier otra información relevante para la jornada.

Reuniones Semanales:

Es la periodicidad perfecta para llevar el seguimiento de un proyecto en particular o simplemente estar al corriente de la evolución de los departamentos. Su duración debería estar comprendida entre los 30 y 50 minutos como máximo. Bien organizada, es tiempo suficiente para evaluar resultados y avances e indicar las directrices necesarias para corregir posibles desviaciones.

Es recomendable programar esta reunión los martes por la mañana de forma regular, para la segunda hora del día. De este modo, los asistentes ya se habrán podido preparar sus pertinentes informes y la documentación necesaria.

Una vez realizada la reunión, se deberá dejar trabajar de forma autónoma. Sin programar nuevas reuniones para tratar los temas hasta la próxima sesión ya programada. Este tipo de reuniones son las que guiarán el trabajo operativo de la empresa. Son reuniones muy productivas si están bien planteadas.

Reuniones Mensuales:

La duración debería ser muy similar a las reuniones semanales (entre 30 y 50 minutos), aunque en ocasiones suelen alargarse un poco más. Cuando esto sucede, es recomendable hacer una pequeña pausa, y evitar que se alarguen más de 90 minutos.

Este tipo de reuniones son recomendables para evaluar y planificar los objetivos de cada departamento, involucrando únicamente a un departamento en cada reunión que se convoca.

Estas reuniones son muy habituales en los departamentos de ventas, donde se realiza el seguimiento tanto de los objetivos generales del departamento, como específicos de cada área o comercial.

Reuniones Trimestrales:

Si trabajas con OKR, al menos una vez por trimestre o cuatrimestre, deberías llevar a cabo una revisión de los mismos. Estas reuniones sirven para evaluar el grado de cumplimiento, analizar desviaciones y realizar los ajustes pertinentes en las acciones y resultados planteados para el próximo periodo.

En función del tamaño de la empresa y los miembros implicados en la reunión y el planteamiento de iniciativas, estas reuniones pueden requerir más tiempo y dedicación, llegando a necesitar varias jornadas. 

Por eso, es recomendable que se planifiquen con la suficiente antelación para poder organizar las agendas de los asistentes, y tratar de concentrarlas en una misma semana, pero sin saturar la jornada, es preferible dejar un día o medio día libre entre una y otra reunión, de lo contrario el cansancio impedirá que la reunión sea productiva.

Reuniones Anuales:

Las reuniones anuales se emplean para realizar una conclusión del ejercicio y se repasa la consecución de objetivos estratégicos y de negocio, a la vez que se hacen públicos los objetivos del próximo año. Estas reuniones suelen tener un carácter lúdico y pueden durar varios días, especialmente en empresas de gran calibre con multitud de trabajadores.

Estas reuniones no suelen celebrarse en las instalaciones de la propia empresa, y es habitual que se celebren en hoteles, salones de convenciones, o durante un retiro rural.

Tras una primera parte más formal y centrada en la comunicación de los objetivos, pasados y futuros, es momento para los premios y recompensas, así como reconocimientos a los trabajadores más destacados.

Por sus características son reuniones que suelen celebrarse especialmente en empresas de cierta envergadura y tamaño. Este tipo de actividades, bien planteadas, mejoran la competitividad interna del equipo y establecen una alineación entre los objetivos de la compañía y los de cada trabajador.

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